CAMBIAR DE ADMINISTRADOR
Cómo cambiar de administrador de fincas paso a paso
La comunidad puede sustituir al administrador cuando finaliza su nombramiento y también cesarlo antes de plazo mediante un acuerdo válido de la junta de propietarios. El cambio debe prepararse con una convocatoria clara, una votación correctamente documentada y un relevo que no deje cuentas, contratos o incidencias sin atender.
En esta guía explicamos quién puede decidir el cambio, qué mayoría se aplica, qué debe constar en el acta y cómo organizar la entrega de documentación, llaves y accesos al nuevo administrador.
- Convocatoria, orden del día y mayoría aplicable.
- Cese, nombramiento y fecha efectiva del relevo.
- Documentación, cuentas, accesos y asuntos pendientes.
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RESUMEN PRÁCTICO
Cambiar de administrador, de un vistazo
El relevo lo acuerda la junta y conviene separar con claridad el cese, el nuevo nombramiento y la entrega efectiva de toda la información de la comunidad.
LA JUNTA DECIDE
Nombrar y cesar al administrador corresponde a la junta de propietarios. El presidente puede promover y ejecutar el cambio, pero no debería decidirlo unilateralmente.
REVISA EL CONTRATO
Comprueba la duración, renovación, preaviso, servicios pendientes y posibles consecuencias económicas. No existe una penalización universal aplicable a todos los casos.
VOTACIÓN Y ACTA
La convocatoria debe identificar los asuntos y el acta recoger los acuerdos, votos y cuotas cuando resulten relevantes. Cese y nombramiento conviene votarlos por separado.
TRASPASO COMPLETO
Organiza un inventario de documentos, saldos, llaves, contratos, expedientes y accesos digitales. La entrega debe quedar acreditada y proteger los datos personales.
MARCO LEGAL
Quién puede cesar y nombrar al administrador de fincas
Los artículos 13 y 14 de la Ley de Propiedad Horizontal atribuyen a la junta de propietarios el nombramiento y la remoción del administrador. Salvo que los estatutos dispongan otra cosa, los órganos de gobierno se nombran por un año, pero la junta puede removerlos antes de que expire el mandato en una sesión extraordinaria.
Cese al finalizar el nombramiento o antes de plazo
Si el periodo de nombramiento termina, la junta puede acordar no renovarlo y designar un sustituto. También puede aprobar un cese anticipado, sin necesidad de esperar al final del año, siempre que la reunión se convoque y el acuerdo se adopte correctamente.
La fecha de efectos debe quedar clara para evitar dudas sobre quién gestiona los pagos, incidencias y comunicaciones durante el relevo.
Acuerdo comunitario y contrato: dos planos que conviene revisar
El acuerdo de la junta determina quién ocupa el cargo comunitario. Sin embargo, el despacho puede tener además un contrato con duración, preaviso y condiciones económicas propias. Antes de votar un cese anticipado conviene revisar ambos documentos y no dar por supuesta ni una indemnización automática ni la ausencia de consecuencias.
El presidente no debería decidir el cambio por su cuenta
El presidente convoca la junta, representa a la comunidad y puede coordinar el relevo, pero el nombramiento y el cese corresponden a la junta de propietarios.
- Incluye expresamente el cese y el nuevo nombramiento en el orden del día.
- Revisa la duración, el preaviso y las condiciones del contrato vigente.
- Fija una fecha efectiva y las facultades concedidas al nuevo administrador.
- Aprueba un plazo, inventario y responsable para organizar la entrega.
Un cambio bien documentado separa la decisión de la junta, sus posibles efectos contractuales y el traspaso material de la gestión.
PROCESO PASO A PASO
Cómo cambiar de administrador de fincas sin dejar asuntos pendientes
La siguiente guía ordena el cambio desde la revisión inicial hasta la comprobación final de cuentas y accesos. Los estatutos, el contrato y la normativa aplicable en cada territorio pueden exigir ajustes.
Cómo cambiar de administrador de fincas paso a paso
Cada fase debe dejar un resultado verificable: documentación revisada, acuerdo válido, comunicación fehaciente, inventario de entrega y continuidad operativa.
1. Revisar el nombramiento y el contrato
Qué revisar
Fecha del nombramiento, duración, renovación, preaviso, honorarios pendientes y cláusulas sobre terminación o entrega.
Quién interviene
El presidente puede reunir la información, pero la decisión corresponde a la junta convocada al efecto.
Resultado recomendable
Un resumen del contrato, las fechas relevantes y los posibles asuntos económicos que deberán valorarse antes de votar.
2. Comparar alternativas
Qué hacer
Solicitar propuestas comparables, comprobar servicios incluidos, honorarios, disponibilidad, forma de trabajo y experiencia con comunidades similares.
Qué debe decidirse
La junta debe conocer la propuesta del candidato y aprobar su nombramiento, condiciones y facultades esenciales.
Resultado recomendable
Una propuesta identificada y suficientemente detallada, evitando comprometer a la comunidad antes del acuerdo.
3. Convocar la junta
Qué hacer
Incluir con claridad el cese, la fecha de efectos, el nuevo nombramiento y, si procede, honorarios, facultades y condiciones del traspaso.
Quién puede promoverla
La convoca el presidente; también puede solicitarla la cuarta parte de los propietarios o quienes representen al menos el 25 % de las cuotas.
Plazo de citación
La junta ordinaria exige al menos seis días. En una extraordinaria debe darse la antelación posible para que llegue a conocimiento de todos.
4. Debatir y votar
Qué hacer
Exponer las razones, aclarar las propuestas y votar de forma diferenciada el cese, el nombramiento y las condiciones adicionales.
Mayoría general
Con carácter general se aplica el artículo 17.7: mayoría de propietarios y cuotas; en segunda convocatoria, mayoría de asistentes y de sus cuotas.
Qué debe constar
El sentido de los acuerdos, la fecha efectiva y los votos y cuotas cuando sean relevantes para comprobar la mayoría.
5. Cerrar y comunicar el acta
Qué hacer
Redactar el acta con asistentes, orden del día y acuerdos. Debe cerrarse con las firmas del presidente y el secretario al terminar o dentro de diez días naturales.
Cuándo produce efectos
Desde el cierre del acta los acuerdos son ejecutivos, salvo que la ley disponga otra cosa. La fecha acordada para el relevo debe respetarse.
Cómo comunicar
Remitir el acta a los propietarios y notificar el cese y el nombramiento a ambos administradores por un medio que deje constancia.
6. Organizar la entrega
Qué debe reunirse
Libro de actas, contabilidad, saldos, facturas, contratos, pólizas, expedientes, reclamaciones, llaves, archivos y copias de seguridad.
Quién coordina
El presidente o la persona designada por la junta supervisa el traspaso entre el administrador saliente y el entrante.
Cómo acreditarlo
Usar un inventario firmado o justificante de entrega. La LPH no fija un plazo universal, por lo que conviene aprobarlo expresamente.
7. Actualizar accesos y comprobar la continuidad
Qué actualizar
Facultades bancarias, banca online, certificados, correo, plataformas, proveedores, aseguradoras y canales de atención de incidencias.
Qué revocar
Retirar accesos y autorizaciones del administrador saliente cuando corresponda y conceder únicamente los necesarios al nuevo responsable.
Comprobación final
Conciliar saldos, recibos, domiciliaciones, obras, siniestros, subvenciones, deudas y plazos que sigan abiertos tras el relevo.
Referencia general: artículos 13, 14, 16, 17, 19 y 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Los estatutos, el contrato y la normativa civil autonómica pueden introducir particularidades.
Qué hacer si el cambio se complica
Los desacuerdos económicos o la resistencia a entregar documentación no deberían dejar a la comunidad sin capacidad para pagar recibos, atender urgencias o cumplir plazos.
Si no entrega la documentación
El presidente puede efectuar un requerimiento formal acompañado del acuerdo, identificar lo pendiente y fijar un plazo razonable. Conviene conservar copia de todas las comunicaciones y evitar que propietarios no autorizados accedan indiscriminadamente a datos personales.
Si persiste la negativa, la comunidad debería valorar asesoramiento jurídico para reclamar la entrega o adoptar medidas urgentes de protección.
Si existe un contrato o una factura discutida
Conviene separar el traspaso de la gestión de la discusión económica. El cese como cargo no resuelve por sí solo todas las cuestiones contractuales, pero una controversia tampoco justifica paralizar indefinidamente la entrega de bienes y documentos de la comunidad.
Revisa contrato, acuerdos, facturas y comunicaciones antes de reconocer o rechazar cantidades.
SEGÚN CÓMO TERMINE LA RELACIÓN
Tres situaciones que cambian la forma de organizar el relevo
No es lo mismo sustituir al administrador al terminar su nombramiento que acordar un cese anticipado o reaccionar ante una renuncia. La junta debe adaptar fechas, comunicaciones y medidas de continuidad.
FIN DEL NOMBRAMIENTO
La junta decide no renovar. Puede aprobar el cierre del periodo, nombrar al sustituto y fijar una entrega ordenada para que ambos profesionales conozcan la fecha del relevo.
CESE ANTICIPADO
La junta remueve antes de plazo. Debe convocarse al efecto y conviene revisar el contrato, las causas alegadas y las posibles consecuencias económicas antes de votar.
RENUNCIA DEL ADMINISTRADOR
La comunidad debe cubrir la vacante. Hay que conocer la fecha comunicada, convocar la junta, designar sustituto y asegurar mientras tanto pagos, urgencias y documentación.
CHECKLIST DEL TRASPASO
Cinco comprobaciones antes de dar el cambio por cerrado
El nombramiento del nuevo administrador no basta por sí solo. El relevo termina cuando la comunidad recupera el control de sus documentos, cuentas, accesos y asuntos abiertos.
01
Acuerdos, fechas y comunicaciones
Comprueba que el acta recoge el cese, el nombramiento, la fecha efectiva y las condiciones aprobadas, y que se ha comunicado a propietarios y profesionales implicados.
02
Documentación e inventario de entrega
Verifica que se han recibido libros, cuentas, facturas, contratos, pólizas, expedientes, certificados, llaves y archivos digitales mediante un inventario o justificante.
03
Cuentas bancarias y pagos
Actualiza autorizaciones, concilia saldos y revisa recibos, domiciliaciones, impuestos y pagos próximos para que el cambio no provoque devoluciones o retrasos.
04
Contratos y asuntos pendientes
Entrega al nuevo administrador una relación de obras, siniestros, subvenciones, reclamaciones, morosidad, contratos y vencimientos que necesiten seguimiento.
05
Accesos digitales y protección de datos
Cambia contraseñas y permisos, revoca accesos innecesarios y limita la entrega de datos personales a la información necesaria para gestionar la comunidad.
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DUDAS HABITUALES
Preguntas frecuentes sobre cambiar de administrador de fincas
Resolvemos las dudas más habituales sobre quién puede decidir el cambio, la mayoría necesaria, el preaviso y la entrega de documentación.
¿Quién puede cesar al administrador de fincas?
La junta de propietarios. Los artículos 13 y 14 de la Ley de Propiedad Horizontal le atribuyen el nombramiento y la remoción de quienes ejercen los cargos comunitarios.
¿Puede el presidente cambiarlo por su cuenta?
No debería hacerlo unilateralmente. El presidente puede convocar la reunión, presentar propuestas y ejecutar el acuerdo, pero el cese y el nuevo nombramiento corresponden a la junta.
¿Hay que esperar a que termine el año?
No. Salvo que los estatutos dispongan otra cosa, el nombramiento se realiza por un año, pero la junta puede remover al administrador antes de que expire su mandato mediante una sesión extraordinaria convocada al efecto.
¿Qué mayoría se necesita para cambiar de administrador?
En el régimen general de la LPH se aplica normalmente la mayoría prevista en el artículo 17.7: mayoría del total de propietarios y cuotas; en segunda convocatoria, mayoría de asistentes que represente más de la mitad de las cuotas presentes. Deben revisarse los estatutos y la normativa territorial aplicable.
¿Debe aparecer el cambio en el orden del día?
Sí. La convocatoria debe indicar los asuntos que se tratarán. Para evitar impugnaciones y dudas, conviene incluir expresamente el cese, la fecha de efectos, el nombramiento del sustituto y las condiciones esenciales que se someterán a votación.
¿Cuánto preaviso hay que dar al administrador?
La Ley de Propiedad Horizontal no establece un único preaviso contractual para todos los administradores. Hay que revisar el nombramiento, el contrato y los estatutos. Este preaviso no debe confundirse con la antelación exigida para convocar la junta.
¿Qué documentación debe entregar al terminar?
Debe devolver la documentación, llaves, saldos, contratos, facturas, pólizas, expedientes y accesos que pertenezcan a la comunidad. Conviene aprobar un inventario, un plazo y una persona responsable de recibirlo, ya que la LPH no fija un plazo universal de entrega.
¿Qué ocurre si se niega a entregar la documentación?
La comunidad puede efectuar un requerimiento formal identificando lo pendiente y aportando el acuerdo de cese. Si la negativa continúa, conviene conservar las pruebas y solicitar asesoramiento jurídico para reclamar la entrega, sin descuidar la protección de datos ni los asuntos urgentes.
Fuentes y alcance: contenido elaborado a partir de la Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal, especialmente de sus artículos 13, 14, 16, 17, 19 y 20, y de los criterios generales de la Agencia Española de Protección de Datos para comunidades de propietarios.
Particularidad de Cataluña: las comunidades situadas en Cataluña se rigen por el libro quinto del Código civil de Cataluña, especialmente por los artículos 553-15 a 553-27. Debe comprobarse ese régimen antes de aplicar las reglas generales de la LPH.
Última revisión editorial: 26 de agosto de 2026. Esta información es general y no sustituye el asesoramiento jurídico aplicable a un caso concreto.
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