FUNCIONES Y LÍMITES
Funciones y obligaciones del administrador de fincas: qué puede hacer y qué no
El administrador se ocupa de la gestión cotidiana de la comunidad: prepara presupuestos, controla cobros y pagos, atiende la conservación del edificio y ejecuta los acuerdos adoptados. Sin embargo, gestionar no significa decidir por su cuenta.
En esta guía distinguimos las funciones que le atribuye la Ley de Propiedad Horizontal, las decisiones que corresponden a la junta o al presidente y los servicios adicionales que conviene dejar definidos en el contrato.
- Funciones legales explicadas con ejemplos prácticos.
- Límites frente a la junta y el presidente.
- Qué servicios, autorizaciones y documentación revisar.
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RESUMEN PRÁCTICO
Las funciones esenciales del administrador, de un vistazo
La Ley de Propiedad Horizontal le atribuye tareas concretas de gestión, conservación y ejecución, pero la junta mantiene las decisiones que legalmente le corresponden.
CONSERVACIÓN Y BUEN FUNCIONAMIENTO
Vela por el buen régimen del edificio, sus instalaciones y servicios, y atiende su conservación. Puede disponer reparaciones urgentes, pero debe informar de inmediato.
PRESUPUESTO, COBROS Y PAGOS
Prepara el plan de gastos previsibles, lo presenta a la junta y realiza los cobros y pagos que procedan. La junta conserva su aprobación.
EJECUCIÓN DE ACUERDOS
Ejecuta los acuerdos adoptados en materia de obras y organiza las actuaciones necesarias. No decide por sí solo mejoras o gastos que requieren autorización.
SECRETARÍA Y DOCUMENTACIÓN
Si también ejerce como secretario, custodia la documentación y la mantiene a disposición de los propietarios. La junta puede asignarle otras funciones.
MARCO LEGAL
Qué funciones atribuye la Ley de Propiedad Horizontal al administrador
El artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal atribuye al administrador funciones relacionadas con la gestión económica, la conservación del edificio y la ejecución de los acuerdos. Estas facultades permiten organizar el funcionamiento cotidiano de la comunidad, pero no sustituyen las decisiones que corresponden a la junta o al presidente.
Gestión económica, conservación y ejecución
El administrador debe preparar el plan de gastos previsibles, proponer los medios necesarios para afrontarlos y realizar los cobros y pagos que procedan. También atiende la conservación del inmueble y puede disponer reparaciones urgentes, informando inmediatamente al presidente o a los propietarios.
Además, ejecuta los acuerdos adoptados en materia de obras y organiza las actuaciones necesarias para llevarlos a la práctica.
Secretaría, documentación y funciones delegadas
Cuando también ejerce como secretario, custodia los libros, actas, contratos y demás documentación de la comunidad. La junta puede encomendarle otras funciones, siempre dentro de los acuerdos adoptados y de las facultades legalmente atribuibles.
Gestionar no significa decidir por su cuenta
El administrador puede preparar propuestas, organizar actuaciones y ejecutar los acuerdos adoptados, pero determinadas decisiones siguen correspondiendo a la junta de propietarios.
- No aprueba por sí solo el presupuesto ni las cuentas de la comunidad.
- No puede acordar obras, derramas o gastos sin la autorización correspondiente.
- No modifica las cuotas de participación ni las normas de la comunidad.
- Puede actuar ante una reparación urgente, pero debe informar inmediatamente.
La facultad del administrador dependerá de la ley, de los acuerdos adoptados por la junta y de las autorizaciones que se hayan definido claramente.
FUNCIONES EN LA PRÁCTICA
Funciones del administrador de fincas: qué puede hacer y quién decide
La siguiente comparativa separa la gestión cotidiana, las decisiones reservadas a la comunidad y los límites que conviene definir para evitar dudas sobre gastos, autorizaciones y responsabilidades.
Funciones del administrador de fincas: qué puede hacer y quién decide
Esta comparativa separa la gestión cotidiana, las decisiones reservadas a la comunidad y los aspectos que conviene definir para evitar dudas sobre gastos, autorizaciones y responsabilidades.
Presupuesto y cuentas
Puede hacer
Preparar el presupuesto de gastos previsibles, presentar un borrador y realizar el seguimiento económico durante el ejercicio.
Quién decide
La junta aprueba el presupuesto anual, las cuentas y las cuotas necesarias para atender los gastos.
Debe aclarar el contrato
La periodicidad de los informes, el formato de acceso a las cuentas y las tareas económicas incluidas en los honorarios.
Cobros y pagos
Puede hacer
Emitir recibos, registrar movimientos y efectuar los cobros y pagos que sean procedentes y estén autorizados.
Quién decide
La junta fija las cuotas, aprueba los gastos y establece las autorizaciones aplicables.
Debe quedar definido
Las facultades bancarias, los límites de pago, la doble autorización y el acceso de la comunidad a los movimientos.
Conservación ordinaria
Puede hacer
Atender la conservación del edificio, comunicar deficiencias y coordinar proveedores dentro del presupuesto y los acuerdos aprobados.
Quién decide
La junta aprueba los contratos, presupuestos y actuaciones que excedan la gestión ordinaria.
Debe quedar definido
La frecuencia de las visitas, los canales de aviso, el seguimiento de incidencias y los trabajos facturados aparte.
Reparaciones urgentes
Puede hacer
Disponer las reparaciones y medidas urgentes necesarias, informando inmediatamente al presidente o a los propietarios.
Quién decide
Puede actuar ante la urgencia; la comunidad debe ser informada y decidir las medidas posteriores que correspondan.
Debe quedar definido
Qué se considera urgente, el límite de gasto, los proveedores disponibles y el protocolo de comunicación.
Obras no urgentes
Puede hacer
Solicitar presupuestos, preparar la información y coordinar la ejecución de las obras aprobadas.
Quién decide
La junta aprueba la obra, el presupuesto, la financiación y sus condiciones esenciales.
Debe quedar definido
Los honorarios por la gestión, el seguimiento técnico, las garantías y los trabajos adicionales no incluidos.
Juntas, actas y certificados
Puede hacer
Si también ejerce como secretario, preparar la documentación, custodiar las actas y emitir los certificados correspondientes.
Quién decide
El presidente convoca las juntas y la comunidad adopta los acuerdos. Las actas deben formalizarse conforme a la ley.
Debe quedar definido
El número de juntas incluidas, la preparación y entrega de actas, los certificados y los posibles costes adicionales.
Documentación y traspaso
Puede hacer
Custodiar la documentación y mantenerla a disposición de los propietarios. Al finalizar su cargo, debe organizar su devolución.
Quién decide
La comunidad regula el acceso a la documentación y acuerda el nombramiento, cese o cambio de administrador.
Debe quedar definido
El plazo y formato de entrega de actas, contratos, saldos, archivos digitales, llaves, códigos y copias de seguridad.
Referencia general: artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. El alcance concreto también dependerá de los acuerdos de la junta, las autorizaciones concedidas y los servicios contratados.
Qué puede hacer por su cuenta y qué necesita aprobación
El administrador puede preparar, coordinar y ejecutar numerosas actuaciones, pero su capacidad depende de la ley, los acuerdos de la junta y las autorizaciones que haya recibido.
Gestiones que puede realizar
Puede atender la conservación ordinaria, efectuar los cobros y pagos procedentes, preparar presupuestos, coordinar proveedores y ejecutar los acuerdos adoptados.
Ante una reparación urgente puede disponer medidas inmediatas, pero debe informar sin demora al presidente o a los propietarios.
Decisiones que corresponden a la junta
La junta aprueba los presupuestos y las cuentas, fija las cuotas, decide las obras no urgentes y autoriza los gastos que exceden la gestión ordinaria. También nombra y puede cesar al administrador.
El contrato o el acuerdo de nombramiento debería dejar claros los límites de gasto, las facultades bancarias y las actuaciones que necesitan autorización previa.
REPARTO DE RESPONSABILIDADES
Administrador, presidente y junta: quién hace qué
El administrador gestiona y ejecuta, el presidente representa a la comunidad y la junta adopta las decisiones colectivas. Distinguir sus funciones evita atribuir al administrador facultades que no le corresponden.
ADMINISTRADOR
Gestiona y ejecuta. Prepara información, atiende la conservación, realiza los cobros y pagos procedentes, coordina proveedores y ejecuta los acuerdos adoptados.
PRESIDENTE
Representa y convoca. Representa legalmente a la comunidad, convoca las juntas y actúa como enlace con propietarios, proveedores y administrador.
JUNTA DE PROPIETARIOS
Delibera y aprueba. Aprueba presupuestos y cuentas, decide sobre las obras, nombra o cesa al administrador y resuelve los asuntos de interés general.
ALCANCE DEL SERVICIO
Qué conviene dejar por escrito al contratar a un administrador
Las funciones legales del administrador no determinan por sí solas el nivel exacto de servicio. Conviene concretar qué actuaciones están incluidas, qué límites existen y cómo rendirá cuentas a la comunidad.
01
Funciones y servicios incluidos
Detalla qué gestiones ordinarias realizará el administrador, con qué frecuencia y cuáles se facturarán aparte. La administración contable, las juntas extraordinarias, las obras, la morosidad o los trámites jurídicos no siempre están incluidos en los honorarios.
02
Límites de gasto y autorizaciones
Define qué pagos puede realizar el administrador dentro del presupuesto aprobado, qué importe exige autorización previa y quién puede operar o consultar las cuentas bancarias de la comunidad.
03
Acceso a las cuentas y la documentación
Aclara cómo podrán consultar el presidente y los propietarios autorizados los movimientos, facturas, contratos, actas y demás documentación, así como la periodicidad de los informes.
04
Atención, informes e incidencias
Concreta quién atenderá realmente a la comunidad, los canales y horarios disponibles, la frecuencia de los informes, los tiempos de respuesta y el procedimiento para seguir incidencias normales o urgentes.
05
Duración, preaviso y entrega al finalizar
Deja definidos la duración del contrato, las revisiones de honorarios, el preaviso y el plazo y formato para devolver llaves, certificados, contratos, saldos, archivos y accesos digitales cuando termine la relación.
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Preguntas frecuentes sobre las funciones del administrador de fincas
Resolvemos las dudas más habituales sobre sus tareas, sus límites, la documentación de la comunidad y las decisiones que siguen correspondiendo a la junta.
¿Qué funciones tiene un administrador de fincas?
Vela por el buen régimen del edificio, sus instalaciones y servicios; prepara el plan de gastos previsibles; atiende la conservación; dispone las reparaciones urgentes; ejecuta los acuerdos de la junta y realiza los cobros y pagos procedentes. También puede asumir otras funciones expresamente encomendadas por la comunidad.
¿Puede aprobar gastos u obras por su cuenta?
No con carácter general. Puede preparar presupuestos, coordinar proveedores y ejecutar acuerdos ya aprobados, pero las decisiones y gastos que requieren autorización siguen correspondiendo a la junta. El contrato debe dejar claros sus límites y facultades.
¿Puede ordenar una reparación urgente?
Sí. Puede disponer las reparaciones y medidas urgentes necesarias para conservar el inmueble, pero debe informar inmediatamente al presidente o a los propietarios. Conviene documentar la incidencia, la actuación realizada y su coste.
¿Quién aprueba el presupuesto y las cuentas de la comunidad?
La junta de propietarios. El administrador prepara el plan de gastos previsibles, propone los medios necesarios y presenta las cuentas, pero su examen y aprobación corresponden a la junta.
¿Qué documentación debe custodiar el administrador?
Cuando también ejerce como secretario, debe custodiar y mantener a disposición de los propietarios la documentación de la comunidad: libros de actas, convocatorias, comunicaciones, contratos, facturas, certificados y demás documentos relevantes.
¿Puede la junta asignarle otras funciones?
Sí. La junta puede encomendarle tareas adicionales, siempre que su alcance quede claramente definido y no se invadan competencias reservadas al presidente, a la propia junta o a otros profesionales.
¿Representa legalmente a la comunidad?
No por defecto. La representación legal de la comunidad corresponde al presidente. El administrador puede realizar gestiones concretas o actuar con una autorización expresa, pero no sustituye automáticamente al presidente.
¿Puede un propietario ejercer como administrador?
Sí. Las funciones pueden ser asumidas por el presidente, por otro propietario designado por la junta o por un profesional con cualificación suficiente y legalmente reconocida. La junta debe concretar el nombramiento y las funciones asumidas.
Fuentes y alcance: contenido elaborado principalmente a partir de la Ley 49/1960 sobre propiedad horizontal, especialmente de sus artículos 13 y 20. Los estatutos, los acuerdos de la junta y el contrato de administración pueden concretar la organización y las tareas encargadas en cada comunidad.
Última revisión editorial: agosto de 2026. Esta información tiene carácter general y no sustituye el asesoramiento profesional aplicable a un caso concreto.
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